Considerado um dos grandes comunicadores da televisão brasileira, Abelardo Barbosa, o Chacrinha, dizia que:
“quem não se comunica, se trumbica”.
Parece ser uma brincadeira, mas a frase encerra uma grande verdade.
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Nunca nos comunicamos tanto e de tantas formas como hoje, com o advento da internet, da transformação digital e do uso de equipamentos que encurtam distâncias.
Mas será que toda essa facilidade de expressar nossos pensamentos tem sido o suficiente para nos comunicarmos de maneira eficiente?
Vários são os fatores que levam a falhas na comunicação entre os colaboradores de uma empresa, entre eles:
- Barreiras culturais, especialmente os valores individuais;
- Formação educacional e ambiente social;
- Conflitos de personalidade, provenientes da natural diferença de perfis encontrados em uma mesma equipe;
- Falta de retorno do que está sendo feito;
- Falta de tecnologia ou tecnologia ultrapassada.
Esse é um assunto espinhoso, mas que precisa ser enfrentado de frente, conforme já comentamos neste nosso blog, quando discorremos sobre algumas dicas voltadas à criação de um plano que vise estabelecer uma comunicação interna integrada e eficaz.
Outro desafio que precisa ser enfrentado é o da organização empresarial.
De acordo com o SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), 60% das empresas que fecham as portas enfrentaram problemas de desorganização, pois não sabem como melhorar a gestão da empresa.
Esses pontos fracos, somados às dificuldades financeiras, leva as organizações a custos mais altos do que o necessário, falta de competitividade, percepção do problema quando já é tarde demais para solucioná-lo e baixa margem de lucro.
Problemas causados por falta de tecnologia
O grande volume e a agilidade de informações são, inegavelmente, pontos positivos em nosso cotidiano empresarial.
Mas você já parou para pensar quanto tempo é perdido com a avalanche de emails recebidos diariamente e com o controle das atividades e desempenho de sua equipe?
E como organizar as atividades e prazos se, muitas vezes, o tempo é destinado à resolução de problemas e não ao planejamento?
Melhorias substanciais podem ser alcançadas com tarefas simples como:
- Separar e-mails por categorias (ganhando agilidade nas respostas);
- Ter um planejamento semanal das tarefas a serem executadas (aumentando sua produtividade), em ordem de importância e prazo;
- Aprender a delegar.
Com isso, os colaboradores poderão otimizar as tarefas e o tempo empregado para realizá-las, gerando grandes benefícios para todos os envolvidos.
Como a falta de tecnologia afeta aprodutividade
E se falamos em ambiente corporativo precisamos, necessariamente, falar de produtividade, já que toda equipe, em maior ou menor grau, possui entraves que precisam ser vencidos.
Compreendê-los e descobrir suas causas é o primeiro passo para encontrar a melhor solução.
Uma delas, segundo levantamento do Instituto McKinsey, é ter colaboradores conectados, o que pode aumentar a produtividade entre 20 e 25%.
Já citamos o relevante papel da organização, mas sem a clara definição de objetivos e metas, há um significativo aumento nas chances de retrabalho, desperdício de recursos e até frustrações, provenientes da falta de visão de onde se quer chegar e por qual motivo.
E da mesma forma que é negativo efetuar uma tarefa que não é urgente ou não precisava ser realizada – imagine o desperdício se um colaborador empregar parte de seu tempo em tarefas operacionais corriqueiras.
Organizando arquivos de materiais que serão descartados, por não terem o menor valor -, adiar constantemente tarefas consideradas desagradáveis ou o enfrentamento de problemas que, mais cedo ou mais tarde, precisarão ser resolvidos é um hábito totalmente desaconselhável.
Enfrentar os obstáculos de frente, e com a maior brevidade possível, em busca de soluções é a decisão mais indicada.
Isso evita, inclusive, que o problema aumente de tamanho e acabe por necessitar de maior esforço para ser combatido.
Não sou especialista, e agora: como resolver tantos desafios?
Muitas vezes, a comunicação é tratada como se fosse um ato discreto, uma questão de desempenho ou falta dela.
No entanto, o seu significado não pode ser separado do contexto. E uma função crucial, mas muitas vezes esquecida, da liderança é justamente criar uma cultura na qual a comunicação eficaz possa florescer.
A comunicação é bidirecional, exigindo um transmissor e um receptor, mas sobretudo também, um meio pela qual ela possa acontecer.
É bem provável que sua resposta para a pergunta do intertítulo acima seja, inicialmente:
“vou passar todas essas questões para serem solucionadas pelo setor de Tecnologia da Informação”.
Também é possível que logo em seguida tenha se lembrado o quanto o pessoal de TI está com acúmulo de trabalho, dificultando a busca por soluções dentro da agilidade que você procura.
A boa notícia é que você, mesmo sem ter a experiência do pessoal de tecnologia, pode buscar soluções para os problemas levantados anteriormente.
O mercado oferece muitas ferramentas capazes de resolver problemas profissionais enfrentados no dia a dia. Não há falta de tecnologia para isso.
Procure por ferramentas que oferecem facilidades, como:
Armazenamento de dados que podem ser acessados de qualquer lugar, em qualquer momento;
Compartilhamento de informações para todos os membros da equipe;
Controles administrativos como monitoramento de atividades e relatórios.
Opções existem muitas, é como dissemos: não falta tecnologia para ajudar sua empresa!
Reserve seu tempo para o que realmente importa no trabalho e para sua vida pessoal. Deixe que os problemas, nós, da Safetec, solucionamos para você!
